Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Salah satu program/kegiatan rutin yang dilakukan Unit Manajemen Mutu USU ketika akan memulai siklus mutu adalah visitasi/mengunjungi Fakultas/Sekolah Pascasarjana beserta Program Studi yang ada di bawahnya, Lembaga/Biro beserta bagian yang ada di bawah koordinasinya dan satuan kerja di lingkungan USU.
Alur Pelayanan
Siklus PPEPP SPMI
Badan Penjamin Mutu di Universitas Sumatera Utara memiliki komitmen yang kuat untuk memberikan pelayanan yang optimal kepada seluruh stakeholder, termasuk mahasiswa, dosen, dan pihak industri. Kami berusaha dengan sepenuh hati untuk memastikan bahwa setiap aspek mutu pendidikan yang kami tawarkan tidak hanya memenuhi harapan, tetapi juga dapat memenuhi kebutuhan semua pihak yang terlibat. Kami percaya bahwa dengan kolaborasi yang baik antara semua elemen ini, kami dapat menciptakan lingkungan belajar yang lebih baik dan lebih berkualitas. Oleh karena itu, kami terus berinovasi dan meningkatkan standar kami agar dapat memberikan pengalaman pendidikan yang tak terlupakan dan bermanfaat bagi semua.
1. Penetapan Standar
USU menyusun dokumen-dokumen SPMI yang meliputi:
- Kebijakan SPMI: Memuat pemikiran, sikap, dan strategi USU dalam melaksanakan SPMI. Ini menjadi landasan dan arah dalam menetapkan semua Standar SPMI dan Manual.
- Standar SPMI: Berisi kriteria, ukuran, patokan, atau spesifikasi dari seluruh kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat) untuk mewujudkan visi, misi, dan tujuan USU. Setiap standar memiliki indikator dan cara pengukuran.
- Manual SPMI: Berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah, atau prosedur tentang bagaimana SPMI USU dilaksanakan berdasarkan standar yang telah ditetapkan.
- Formulir SPMI: Instrumen dan/atau tabel tertulis yang berfungsi untuk mencatat/merekam hal atau informasi atau kegiatan tertentu sebagai bagian tak terpisahkan dari standar dan manual SPMI.
USU melakukan sosialisasi fungsi dan tujuan SPMI kepada seluruh pemangku kepentingan secara periodik, serta pelatihan terstruktur dan terencana bagi dosen dan staf administrasi, termasuk pelatihan sebagai auditor internal.
2. Pelaksanaan Standar (P)
Seluruh unit kerja di lingkungan USU (Fakultas/SPs dan Program Studi) melaksanakan standar-standar yang telah ditetapkan dalam dokumen SPMI. Ini mencakup pelaksanaan kegiatan belajar-mengajar, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, pengelolaan sarana dan prasarana, dan lain-lain sesuai dengan standar yang ada.
Evaluasi Pelaksanaan Standar (E) - Tahap Monev Awal
- Tujuan: Menjaga agar kebijakan yang diimplementasikan sesuai dengan tujuan dan sasaran, menemukan kesalahan sedini mungkin, dan melakukan tindakan modifikasi jika diperlukan.
- Pelaksanaan: Badan Penjaminan Mutu (BPM) USU dan tim terkait melakukan monitoring secara berkala, baik pada aspek akademik maupun non-akademik. Ini bisa dalam bentuk Monev Formatif (untuk mengoptimalkan pelaksanaan standar) dan Monev Diagnostik.
-
Proses:
- Auditee (unit kerja yang dimonev) mempersiapkan tempat, dokumen, bukti-bukti, dan pelaporannya.
- Auditor (tim monev) menerima surat penugasan, buku pedoman monev, berita acara, dan form penilaian.
- Auditor memberi penjelasan tujuan dan tata cara monev.
- Auditee mempresentasikan sistem penjaminan mutu internal yang telah dilakukan.
- Auditor melakukan penilaian langsung dan menetapkan skor sesuai pedoman monev.
- Penandatanganan berita acara.
- Tujuan: Menilai tingkat kinerja suatu kebijakan secara sistematis, menginvestigasi efektivitas program, menilai kontribusi program terhadap perubahan (goal/objektif), dan menilai kebutuhan perbaikan, kelanjutan, atau perluasan program (rekomendasi).
- Pelaksanaan: Hasil monitoring dianalisis dan dievaluasi untuk mengukur capaian (current situation) siklus berjalan. Ini bisa dalam bentuk Monev Sumatif.
- Indikator Evaluasi: Meliputi kecukupan, pemerataan, responsivitas, dan ketepatan hasil yang dicapai.